Вопрос о необходимости ведения кассовой книги встает перед многими предпринимателями, особенно теми, кто только начинает свой бизнес. Давайте разберемся, действительно ли это неотъемлемая часть ведения финансового учета, или же можно обойтись без нее.
Зачем нужна кассовая книга?
Кассовая книга является важным инструментом учета всех денежных операций, происходящих в организации. Она фиксирует каждую выручку и каждый расход, связанный с наличными деньгами. Благодаря кассовой книге владелец бизнеса может отслеживать движение денег и контролировать финансовое состояние предприятия.
Кассовая книга по закону
Согласно законодательству, ведение кассовой книги является обязательным для некоторых видов деятельности. Например, если ваш бизнес связан с розничной торговлей или услугами, оплачиваемыми наличными, вы обязаны вести кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена печатью организации и подписана руководителем.
Преимущества ведения кассовой книги
- Прозрачность и контроль. Кассовая книга позволяет отслеживать все финансовые операции в организации. Это создает прозрачность и контроль над движением денег.
- Законопослушность. Соблюдение требований по ведению кассовой книги помогает избежать штрафов и проблем с налоговыми органами.
- Учет наличных расходов. Важно иметь документальное подтверждение всех расходов, особенно если они были произведены наличными. Кассовая книга служит этим подтверждением.
Когда можно обойтись без кассовой книги?
Удаленное ведение бухгалтерского учета. Если ваша компания использует удаленную бухгалтерию или аутсорсинг бухгалтерских услуг, может возникнуть вопрос о необходимости кассовой книги. В некоторых случаях удаленные бухгалтеры могут предоставить альтернативные методы учета наличных операций.
- Отсутствие наличных расчетов. Если ваш бизнес ведет операции исключительно безналичным способом, кассовая книга может быть излишней.
- Использование электронных платежей. С развитием технологий все больше компаний переходят на безналичные формы оплаты. В этом случае кассовая книга может быть менее актуальной.
Вопрос о необходимости кассовой книги в 2024 году остается актуальным для многих предпринимателей и компаний. Однако, несмотря на строгие требования законодательства, существуют определенные исключения и упрощения.
Обязательность ведения кассовой книги
Согласно нормам, установленным Центральным Банком и Госкомстатом, все организации обязаны вести кассовую книгу по форме № КО-4. Это распространяется на различные виды бизнеса, независимо от выбранной системы налогообложения или организационно-правовой формы.
Исключения и упрощения
Обособленные подразделения: Некоторые обособленные подразделения, которые не осуществляют хранение наличных денег и сдают их в кассу основной организации после завершения кассовых операций, освобождены от обязательства ведения кассовой книги.
ИП и упрощенный порядок: Индивидуальные предприниматели могут быть освобождены от необходимости ведения кассовой книги, поскольку для них установлен упрощенный порядок кассовых операций. Однако это требует соблюдения соответствующих условий, указанных в документах Центрального Банка и Госкомстата.
Основание в законодательстве
Эти исключения и упрощения основаны на соответствующих законодательных актах, включая указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, а также нормы Налогового кодекса, такие как пункт 4 статьи 346.11 и пункт 5 статьи 346.26.
Ведение кассовой книги
На бумаге:
Если вы выбрали традиционный метод ведения кассовой книги на бумаге, соблюдение определенных правил играет важную роль.
Оформление: Листы кассовой книги должны быть нумерованы, прошнурованы и опечатаны на последней странице. Записи следует делать в двух экземплярах, используя копировальную бумагу.
Ежедневные действия: В конце рабочего дня кассир должен подсчитать итоги операций, определить остаток денежных средств в кассе на следующий день и передать отчет кассира в бухгалтерию, включая приходные и расходные ордера.
В электронном виде:
Современные технологии позволяют вести кассовую книгу с помощью компьютера. В этом случае листы книги нужно распечатать и завизировать в конце рабочего дня.
Подшивка кассовой книги
В 2024 году подшивка кассовой книги остается обязательной процедурой для документов, оформленных как на бумаге, так и в электронном виде. Вот как это сделать правильно:
- Нумерация страниц: Пронумеруйте все страницы книги сквозной нумерацией, начиная с единицы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листах.
- Сшивка: Сшейте книгу так, чтобы страницы могли свободно раскрываться. Для этого используйте нить с иголкой.
- Пломба: После сшивки приклейте на обложку один лист белой бумаги, который будет служить пломбой. Запишите на нем количество сшитых листов.
- Подписи: Попросите директора и бухгалтера поставить подписи на пломбе. Печать на пломбе должна частично перекрывать ее.
Правильное ведение кассовой книги и ее подшивка важны для соблюдения требований законодательства и обеспечения порядка в финансовых операциях вашего бизнеса.
Какие правила необходимо учесть при работе с документами, связанными с кассовыми операциями?
Если за день проводились транзакции с наличными средствами, то кассовые документы оформляются, в противном случае это не требуется. Вот несколько основных правил, которые следует учитывать.
Существует возможность приобрести кассовую книгу или вести ее в электронном формате с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) или без нее - это зависит от предпочтений. Если компания ведет учет с помощью компьютера, то в конце рабочего дня листы кассовой книги распечатываются в двух экземплярах и подписываются.
Важно отметить, что в случае отсутствия электронного документооборота в компании, но при наличии учета в системах, таких как 1С, СБИС и «Контур-эльба», все документы должны быть распечатаны и подписаны вручную.
При использовании электронного документооборота кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе, используя электронную подпись, поэтому нет необходимости делать их дубли на бумаге.
Важно, чтобы в документах не было никаких исправлений. Если допущена ошибка, придется составить документ заново, в том числе и в электронном формате.
Все кассовые документы должны быть сохранены как минимум на протяжении 5 лет. Однако есть исключения, например, документы на выплату заработной платы должны храниться 6 лет, а если не ведется учет личных счетов сотрудников, то срок хранения составляет 50 или 75 лет. Сроки хранения рассчитываются с момента завершения года, в котором были составлены документы. Например, для документов, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.
По завершении рабочего дня кассир подсчитывает деньги в кассе и проверяет их соответствие с записями кассовых документов. Составление кассовых документов - это функция бухгалтера, а принятие и выдача денег - кассира. Однако на практике один сотрудник может выполнять обе функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, а также принимать и выдавать наличные. Продавец в магазине также часто принимает наличные, выполняя функции кассира.
В супермаркете кассир принимает наличные, выдает чеки и в конце дня составляет отчет о закрытии смены. Затем он сдает деньги главному кассиру. Бухгалтер составляет приходной кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.
Руководителю требовались средства для приобретения кофемашины. Он получил из кассы 50 000 ₽, купил кофемашину за 30 000 ₽ и теперь должен вернуть остаток согласно авансовому отчету. Для этого бухгалтер составляет приходный кассовый ордер на 20 000 ₽, и с ним руководитель идет в кассу. Кассир проверяет ПКО, принимает деньги от руководителя и выдает ему квитанцию.
Иногда на кассира возлагаются часть обязанностей бухгалтера, таких как самостоятельное составление некоторых приходных и расходных документов. Вот каким образом это может выглядеть на практике.
Кассир Светлана завершила смену и приступила к подсчету выручки и составлению отчета о закрытии смены на кассовом аппарате. Согласно ее должностной инструкции, Светлана самостоятельно оформляет приходной кассовый ордер на сумму выручки. В конце дня у нее есть: составленный ПКО на наличную выручку в размере 43 980 ₽ и два расходных ордера - на выдачу 3000 ₽ работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 ₽ в банк.
Теперь Светлана проводит подсчет денег. По документам остаток на начало смены составлял 1459 ₽, на конец смены - 2439 ₽. Светлана пересчитывает остаток: 1459 + 43 980 − 3000 − 40 000 = 2439₽.
На следующий день Светлана передает кассовые документы бухгалтеру Елене, которая составляет лист кассовой книги за предыдущий день, чтобы зафиксировать новый остаток на начало смены - 2439 ₽. Затем Светлана и Елена расписываются в кассовой книге.
В заключении статьи о ведении кассовой книги в 2024 году можно подчеркнуть важность правильной организации бухгалтерского учета для бизнеса любого масштаба. В наше время, когда цифровизация и автоматизация становятся неотъемлемой частью любой деятельности, эффективное ведение кассовых операций играет ключевую роль в обеспечении финансовой прозрачности и точности учета.
Наша компания, специализирующаяся на удаленном бухгалтерском обслуживании и аутсорсинге, предлагает клиентам полный спектр услуг по ведению кассовых операций. Мы обеспечиваем не только правильное оформление кассовых документов в соответствии с требованиями законодательства, но и предоставляем возможность электронного ведения кассовой книги с использованием современных технологий и защищенных сервисов.
Наш опыт и профессионализм позволяют клиентам сосредоточиться на развитии своего бизнеса, оставляя за нами заботу о бухгалтерии. Мы гарантируем надежность, точность и конфиденциальность обработки финансовой информации, что делает нашу компанию надежным партнером в области бухгалтерского обслуживания.
Сотрудничество с нашей компанией - это уверенность в том, что ваш бизнес будет эффективно управляться и соответствовать всем требованиям законодательства, а вы сможете сосредоточиться на своих стратегических целях и развитии.
